Mengapa Memilih Sistem ERP dan Tips Memilih ERP yang Tepat

Oleh Erba Lutfina, S.Kom, M.Kom

DENGAN pesatnya perkembangan teknologi, banyak perusahaan maupun organisasi yang berusaha menerapkan teknologi informasi untuk membantu kelancaran bisnis mereka.

Salah satu sistem yang sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi adalah ERP. Lalu, apa itu ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah istilah yang banyak digunakan dalam perusahaan.

Sistem ERP pada dasaranya merupakan sistem yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dan informasi yang terkait dalam suatu organisasi.

Tujuan utama penerapan sistem ERP adalah untuk menganalisis dan membantu penggunanya untuk mengambil keputusan real-time dari proses bisnisnya. 

Sistem ERP dirancang untuk mengumpulkan, mengatur, dan menafsirkan data dari berbagai kegiatan bisnis termasuk: Customer Relations Management, Supply chain, Manajemen penjualan, E-commerce, Manajemen Gudang, Manajemen Pembelian, Aplikasi Akuntansi, Manajemen Manufaktur, Human Resources, dan lain-lain.

Gagasan di balik sistem ERP sendiri adalah untuk membantu organisasi atau perusahaan menjadi lebih gesit, efisien, dan membuat keputusan berdasarkan data untuk menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik.

Data yang dikompilasi dalam sistem ERP sering disajikan dalam dashboard yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan untuk memantau dan mengelola bisnis suatu perusahaan secara real time.

Bagaimana sistem ERP dapat membantu kinerja perusahaan?

Sistem ERP dapat memberikan visi yang dibutuhkan bisnis. Sistem ERP dirancang untuk dapat mengidentifikasi indikator kinerja utama suatu perusahaan secara real time.

Sistem ERP juga dapat mengintegrasikan departemen bisnis dengan identifikasi alur kerja, duplikasi, dan memastikan integritas data.

Sistem ERP dapat menghemat uang perusahaan atau organisasi dengan:

1. Mengotomatiskan fungsi pekerjaan karyawan
2. Menghilangkan sistem yang hanya memiliki satu tujuan
3. Mengamankan semua data perusahaan
4. Lebih mudah untuk secara akurat melacak inventory dan penjualan
5. Mempercepat kolaborasi antar karyawan di berbagai departemen

Lalu, bagaimana memilih sistem ERP yang tepat?

Memilih produk yang tepat bergantung pada pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan organisasi dan secara tepat mengevaluasi sistem yang bersaing secara berdampingan.

Berikut adalah lima hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih sistem ERP :

Tujuan dan Kebutuhan
Dengan menguraikan tujuan dengan spesifik akan membantu mengidentifikasi kebutuhan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem ERP. Identifikasi dapat dilakukan dengan membuat daftar kebutuhan sistem dari suatu organisasi atau perusahaan.

Mengukur ROI (Return of Investment)
Dalam proses memilih sistem ERP, biasanya perusahaan akan kesulitan untuk mengukur ROI dari sistem ERP. Namun hal tersebut dapat diatasi dengan penguraian tujuan dalam proses identifikasi kebutuhan sistem yang telah dilakukan di tahap sebelumnya.

Mengidentifikasi sistem demo
Identifikasi sistem demo yang diberikan oleh vendor dengan menguraikan fungsi, alur kerja, atau fitur tertentu yang sesuai dengan kebutuhan sistem yang diinginkan.

Tanyakan Harga
Untuk mencari sistem ERP yang tepat, pahami berapa biaya yang dibutuhkan pada setiap tahap:

• Biaya awal
• Maintenance
• Support
• Biaya berulang

Mengukur kelayakan vendor
Ketika sistem ERP ditawarkan oleh suatu vendor, tanyakan apakah mereka akan mendukung semua produk sistem secara berkelanjutan. 

Dari uraian penjelasan diatas, memilih sistem ERP yang tepat membutuhkan perhatian terhadap detail dan strategi seperti pahami apa yang dibutuhkan, identifikasi vendor dan sistem yang seperti apa yang mereka berikan, serta jangan lupa untuk menanyakan berapa biaya yang dibutuhkan.  (*)