Apa Itu Quotation? Dokumen Penawaran Bisnis dan 4 Hal yang Harus Disertakan di Dalamnya

Apa Itu Quotation? Dokumen Penawaran Bisnis dan 4 Hal yang Harus Disertakan di Dalamnya

TRIBUNJATENG.COM - Apa itu quotation? Dokumen penawaran bisnis dan empat hal yang harus disertakan di dalamnya.

Apa Itu Quotation?

Quotation memeiliki beberapa arti.

Seperti dalam kepenulisan ilmiah, quotation berarti kutipan.

Kutipan memiliki definisi sebagai pengulangan satu ekspresi sebagai bagian dari yang lain,

terutama ketika ekspresi yang dikutip itu terkenal atau secara tersurat

dihubungkan dengan kutipan ke sumber yang asli, dan ditandai oleh tanda kutip.

Sedangkan dalam proses bisnis, quotation merupakan dokumen yang berbentuk surat penawaran.

Dokumen ini diberikan kepada pelanggan setelah terjadinya permintaan dari perusahaan.

Tujuan dari quotation adalah sebagai perjanjian kesepakatan harga, antara penjual dan pembeli.

Dalam bisnis B2B quotation dan invoice memiliki arti yang sama yakni surat penawaran.

Perbedaannya terlihat dari fungsinya.

Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah membuat permintaan.

Quotation berisi kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi ditulis dalam satuan dan jumlah.

Selain itu ada promo dan diskon juga dimasukkan dan ada harga penawaran yang diberikan dalam transaksi tersebut.

Selain informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan, quotation juga berisi soal identitas perusahaan

dan hal lainnya seperti tata cara pembayaran dan informasi mengenai pembayaran berupa nomor rekening.

Berbeda dengan quotation yang diberikan diawal transaksi, invoice diberikan pada bagian akhir transaksi. Invoice akan diberikan ketika barang telah diterima

atau layanan jasa telah selesai. Invoice merupakan bukti akan terjadinya transaksi antara pembeli dan penjual mengenai barang atau jasa yang diberikan.

Pada umumnya, invoice akan berisi informasi yang hampir sama dengan quotation (barang atau jasa yang diminta, harga satuan, total harga, identitas penerima dan penjual).

Meski berbeda, baik quotation dan invoice memiliki satu kesamaan yakni, tanda tangan, meterai dan logo perusahaan.

Hal ini merupakan elemen tambahan yang ditambahkan kedalam quotation atau invoice untuk mengesahkan surat tersebut

sekaligus menegaskan jika transaksi berjalan dengan serius.

Berikut poin-poin penting yang wajib dicantumkan di dalam quoatation:

1. Deskripsi produk atau jasa

Selain mencantumkan nama produk atau jasa, berikanlah keterangan apa saja layanan atau material yang diberikan.

2. Rincian harga

Tidak hanya total harga produk atau jasa saja yang dicantumkan, tetapi juga rincian harga untuk detail seperti yang sudah dijelaskan pada poin di atas.

3. Skema pembayaran

Berikan juga keterangan soal ketentuan pembayaran, seperti uang muka, termin pembayaran, dan detail rekening bank.

Cantumkan tanggal jatuh tempo setiap termin pembayaran.

Tanggal jatuh tempo yang dicantumkan pada quotation bersifat pemberitahuan dan ketika klien telah menandatanganinya,

berarti klien setuju dengan syarat tersebut. Pada umumnya, jatuh tempo ditetapkan minimal tiga hari setelah mengirim invoice kepada klien

yang berisi penagihan DP atau biaya produk/jasa tahap yang telah diselesaikan.

Jangan sampai tertinggal, beritahukan juga kepada klien apakah harga yang diberikan sudah termasuk pajak atau belum dan tunjukkanlah perhitungannya,

terutama bagi vendor yang telah mendaftarkan bisnisnya sebagai perusahaan.

4. Detail kontak dan portfolio

Cantumkanlah nama atau logo bisnis serta alamat, nomor telepon, dan e-mail untuk menunjukkan akreditasi yang baik, serta agar klien dapat menghubungi dengan mudah.

Selain itu, untuk membuat klien semakin tertarik, sertakan lampiran dokumentasi atau portofolio proyek yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya,

khususnya yang sejenis dengan penawaran yang Anda berikan kepada klien.

Tujuannya adalah sebagai bukti kalau Anda pernah berhasil membuat proyek seperti yang klien inginkan. (tribunjateng/non)