OPINI Hendri Santosa : Penyederhanaan S P J

Oleh Hendri Santosa,SE.Ak.MSI.CA

Wakil Ketua Pengurus IAI Wilayah Jawa Tengah

TRIBUNJATENG.COM -- Ruwetnya pembuatan SPJ pada birokrasi nampaknya membuat Presiden Joko Widodo gusar, pada saat membuka Kongres ke-13 Ikatan Akuntan Indonesia (IAI)  di Istana Negara tanggal 11 Desember 2018 lalu, di depan peserta kongres yang hadir, Presiden mengungkapkan bahwa selama 4 tahun belakangan ini energi birokrasi habis hanya untuk mengurusi SPJ, pegawai tidak produktif dan waktu pelayanan kepada masarakat sangat minim.

Sebagai contoh Presiden mendapati guru-guru disekolah lembur sampai malam bukanya menyiapkan perencanaan proses belajar-mengajar namun malah menyelesaikan SPJ keuangan, pada kesempatan lain Presiden juga menemukan kondisi pada Dinas Pekerjaan Umum, pegawai lembur sampai tengah malam dikira menyiapkan proyek atau ingin menggerakkan alat-alat berat dari satu tempat ke tempat lain namun ternyata sedang menyiapkan SPJ, Pegawai Negeri Sipil (PNS) pulang dari luar kota sibuk mengurusi SPJ, demikian juga beberapa kali berkunjung ke berbagai proyek insfrastruktur di daerah ditemukan kondisi petugas tidak berada di lapangan malah sibuk di kantor mengurus SPJ.

Pada saat bertemu dengan para kepala desa dalam rangka cek dan kontrol masalah penggunaan Dana Desa yang sudah empat tahun di gelontorkan sebesar Rp187 triliun, ternyata keluhannya juga sama SPJ-nya yang terlalu banyak.

Menurut Presiden, administrasi negara kita ini harus disederhanakan agar pimpinan-pimpinan, di setiap kementerian/lembaga maupun di daerah ini bisa memutuskan secara cepat, bisa merespons secara cepat kalau ada perubahan-perubahan global. Perubahan global sekarang ini sangat cepat sekali. kita masih terbentur pada aturan-aturan yang berorientasi pada prosedur bukan berorientasi output ,outcome dan kecepatan.

Istilah SPJ mungkin sudah sering kita dengar, namun belum semua orang tahu pengertian SPJ. SPJ adalah singkatan dari Surat Pertanggungjawaban, merupakan sebuah laporan dari suatu kegiatan yang telah di laksanakan. Dalam SPJ biasanya memuat pekerjaaan atau kegiatan yang telah dilaksanakan, realisasi belanja, siapa yang melaksanakan dan keluaran (output) dari kegiatan tersebut. 

SPJ sebenarnya wujud dari akuntabilitas dan transparansi dalam sistem birokrasi pemerintah, mempertanggungjawabkan pengeluaran uang (belanja) dan kinerja yang diperoleh, namun permasalahan yang muncul adalah bentuk akuntabilitas (pertanggungjawaban) yang terlalu berlebihan baik dalam jumlah dokumen yang wajib disertakan sebagai pendukung maupun bentuk SPJ yang terlalu rumit.

Sebagai contoh, SPJ untuk perjalanan dinas ke luar kota di Instansi pemerintah, pada umumnya harus disertai bukti Surat Perintah tugas (SPT), SPPD ( surat Perintah Perjalanan Dinas), surat bukti pengeluaran, rincian biaya perjalanan dinas,dan wajib dilengkapi bukti asli bill hotel, tiket, boarding pass dan daftar pengeluaran riil yang tidak dapat diperoleh bukti,masing masing dokumen biasanya dibuat 3- 4 rangkap.

Disamping bukti tersebut harus di dukung laporan hasil pelaksanaan tugas ke luar kota. Untuk membuat SPJ yang demikian banyak tentu membutuhkan waktu yang tidak sedikit, bisa kita bandingkan dengan SPJ perjalanan dinas di perusahaan swasta sangat simpel dan efisien, bukti perjalanan dinas cukup dilengkapi bukti asli pengeluran bill hotel, tiket pesawat , pengeluaran riil dan foto pelaksanaan tugas.

 Contoh lain SPJ untuk pengeluaran belanja barang/modal lebih komplit lagi, SPJ memuat dokumen proses lelang, dokumen kontrak, laporan kemajuan fisik pekerjaan, berita acara pemeriksaan barang, berita acara serah terima barang, surat pernyataan tanggungjawab belanja dilengkapi gambar pelaksanaan pekerjaan (as buit drawing), dan foto foto hasil pekerjaan.

Presiden Joko widodo berharap agar laporan pertanggungjawaban jangan mempersulit langkah dan membuat sebuah jebakan-jebakan kesalahan, orientasinya laporan pertanggungjawaban adalah akuntabilitas, efisiensi, orientasi hasil, dan kecepatan. Sehingga jangan sampai sistem administrasi membuat kita hanya menghemat biaya langsung, tetapi juga memperbesar opportunity cost, berupa Penundaan, kelambatan, kelambanan, dan ketidakberanian kita untuk berinovasi.

Dalam akuntansi dikenal istilah substance over form ( substansi mengungguli bentuk formalitas), artinya sesuatu laporan lebih mengutamakan menjelaskan outcome ( hasil ) yang diperoleh dari pada bentuk formalitas laporan. jika kita perhatikan SPJ pada instansi pemerintah lebih menonjolkan bentuk formalitasnya dibanding substansi, banyak format harus dibuat namun substansi apa yang di pertanggunjawabkan banyak di abaikan.

SPJ yang lengkap bertujuan untuk menghindari adanya kecurangan/korupsi namun sejatinya laporan SPJ yang komplit tidak menjamin bebas dari penyimpangan jika pembuat laporan tidak memiliki kejujuran/integritas dan kondisi sistem pengendalian internal masih lemah.

Hal ini terbukti jika dibandingkan antara SPJ di sektor swasta yang sangat simpel dan SPJ di lingkungan Instansi Pemerintah yang sangat komplit namun tingkat korupsi/penyimpangan di instansi pemerintah lebih tinggi. Pembuatan suatu laporan mestinya menggunakan prinsip perbandingan cost and benefit, artinya perlu membandingan antara biaya yang dikeluarkan ( waktu, tenaga dan uang ) untuk membuat laporan dengan manfaat yang akan diperoleh, Jika biaya lebih besar dari manfaat maka merupakan pemborosan.