Digitalisasi Arsip Daerah dan Kecukupan Arsiparis Jadi PR di Kabupaten Kudus

TRIBUNJATENG.COM, KUDUS - Pansus III DPRD Kabupaten Kudus membedah Rancangan Peraturan Daerah (Ranperda) tentang Penyelenggaraan Kearsipan.

Rapat kerja Pansus III bersama Dinas Arpusda Kabupaten Kudus digelar pada Selasa (17/6/2025) di ruang rapat kerja Komisi C dan Komisi D DPRD Kabupaten Kudus. 

Ranperda Penyelenggaraan Kearsipan ini nantinya berisi lebih dari 40 pasal yang dibedah dan dibahas melibatkan pihak-pihak terkait.

Baca juga: Syarat UMKM Kudus Ajukan Sertifikat Halal Harus Ber-KTP Islam, Babe Haikal: Hoaks

Baca juga: Curhat Pelaku UMKM Kudus Susah Dapat Sertifikat Halal Karena Beragama Kristen, Ini Klarifikasi BPJPH

Di antaranya melibatkan tim ahli dalam penyusunan naskah akademik, juga partisipasi masyarakat dalam pembahasan draft Ranperda sebelum ditetapkan dan diundangankan menjadi Peraturan Daerah (Perda).

Ketua Pansus III DPRD Kabupaten Kudus, Budiyono menyampaikan, Ranperda dibentuk sebagai payung hukum tetap yang mengatur tentang penyelenggaraan pemerintah daerah.

Dalam hal ini, Ranperda Penyelenggaraan Kearsipan diharapkan bisa menjadi pedoman bagi Pemkab Kudus agar lebih baik lagi dalam menyimpan dan mengelola arsip-arsip penting daerah.

Misalnya arsip sejarah, laporan pertanggungjawaban program kegiatan daerah, termasuk arsip berkaitan dengan capaian pembangunan daerah secara global hingga terperinci.

Budiyono menyebut, Ranperda Penyelenggaraan Kearsipan ini dibentuk atas dasar pengelolaan kearsipan di Kabupaten Kudus yang dinilai masih lemah.

Beberapa faktor di antaranya lantaran sistem penataan dan pengelolaan kearsipan yang belum terstruktur.

Pansus III juga menyoroti kebutuhan SDM di bidang kearsipan atau Arsiparis yang dinilai belum mencukupi kebutuhan di Kabupaten Kudus.

Utamanya kebutuhan di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) bertugas menyimpan, menata, dan mengelola kearsipan masing-masing.

Dengan adanya payung hukum tetap dalam bentuk Perda, kearsipan daerah baik yang dikelola oleh OPD maupun yang menjadi kewenangan Dinas Arpusda dapat dikelola secara baik dan lebih optimal.

"Ranperda ini penting dan harus dibahas."

"Arsip di manapun ada, lemah berkaitan dengan dokumen-dokumen penting."

"Kurangnya SDM atau Arsiparis, kami akan koordinasi dengan OPD terkait, karena ini berkaitan dengan OPD lain," terangnya.

Budiyono mengingatkan bahwa pembentukan Perda tidak sekadar menciptakan peraturan daerah, lalu ditinggalkan begitu saja tanpa dijalankan.

Isi dalam peraturan daerah diharapkan bisa mengakomodir usulan dan kebutuhan pihak-pihak yang berkaitan.

Serta, tidak memberatkan pemerintah daerah selaku pihak yang nantinya menjalankan ketentuan-ketentuan yang diatur dan disahkan di dalam Perda.

Pansus III DPRD Kabupaten Kudus juga mengusulkan kepada Pemkab Kudus melalui Dinas Arpusda agar menguatkan sistem pengelolaan arsip daerah dengan skema digitalisasi.

Dalam rangka mempermudah akses penyimpanan arsip daerah sebagai backup kearsipan manual dalam bentuk fisik kertas.

Baca juga: 104 Petinju Berlaga di POPDA Jateng 2025, Kudus Siap Tampil All Out

Baca juga: SMK Assaidiyah Kudus Kirimkan 2 Atlet Panjat Tebing Popda Jateng, Ridho Ingin Tebus Kegagalan 2024

"Ketika Perda disahkan, segera tindaklanjuti dengan Perbup."

"Saat ini eranya digitalisasi."

"Ini harus diperjelas di dalam Perda."

"Ketika (arsip) fisik saja, kalau ada masalah punya backup dengan digitalisasi."

"Tetap ada dokumen fisiknya, diperkuat dengan penyimpanan digital," tuturnya.

Anggota Pansus III DPRD Kabupaten Kudus, Mardijanto menambahkan, kearsipan daerah ke depannya juga harus punya tempat yang layak dan representatif untuk menyimpan arsip-arsip penting.

Seperti halnya gedung perpustakaan daerah yang rencananya dibangun di tahun anggaran 2025.

Kata dia, penyediaan bangunan khusus penyimpanan arsip daerah tidak harus mendirikan gedung baru yang menelan anggaran besar.

Namun ini bisa juga memanfaatkan bangunan tidak terpakai yang menjadi aset daerah, misalnya bekas bangunan sekolah yang sudah diregrouping atau jenis bangunan lainnya.

Anggota Pansus III lainnya, Eni Kusrini menilai bahwa dalam pembentukan Ranperda Penyelenggaraan Kearsipan perlu meninjau langsung kondisi penataan dan pengelolaan kearsipan daerah.

Termasuk melakukan penataan arsip di tingkat OPD, hingga pembinaan kearsipan di tingkat desa.

Kata dia, mengetahui kondisi riil di lapangan dapat mempermudah penyusunan Perda sebagai dasar penentuan arah kebijakan pemerintah daerah.

Anggota Pansus III DPRD Kabupaten Kudus, Kholid Mawardi menegaskan, pengelolaan arsip daerah sangat penting berkaitan dengan arsip-arsip yang bernilai sejarah.

Ranperda yang dibahas kali ini diharapkan bisa menjadi dasar yang mengatur dan memilah arsip berdasarkan tahun, jenis, dan materi kearsipan.

Baca juga: Persiku Kudus Incar Pemain Asing yang Pernah Main di Liga 1 dan Liga 2, Karena Ini Alasannya

Baca juga: DPRD Kudus Resmi Tunjuk Muhammad Antono Gantikan Peter M. Faruq Jabat Ketua Komisi A

Selain itu, kesiapan insfrastruktur dan SDM profesional juga harus diperhatikan agar Perda yang disahkan tidak mangkrak begitu saja.

Dia menilai bahwa dokumen kearsipan daerah di Kabupaten Kudus masih "liar" dan belum terdokumentasikan dengan optimal.

Perlu aturan yang jelas dengan sistem yang bagus didukung dengan anggaran cukup, dalam rangka meningkatkan sistem pengelolaan kearsipan di Kabupaten Kudus lebih baik lagi.

"Jangan sampai Perda ini nantinya sekadar payung hukum."

"Namun, harus bisa memberikan manfaat bagi masyarakat."

"Misalnya masyarakat generasi milenial gen z bisa tahu sejarah masing-masing desanya melalui arsip yang tersimpan dengan baik," tuturnya.

Plt Kepala Dinas Arpusda Kabupaten Kudus, Andrias Wahyu Adi Setiawan menyampaikan, setiap OPD pasti memiliki arsip yang harus didokumentasikan, disimpan, dan dikelola secara baik. 

Dipergunakan sebagai bahan pertanggungjawaban dan bahan pengambilan kebijakan.

Kata dia, dari sekira 33 OPD di Kudus, hanya ada 6 OPD yang memiliki Arsiparis.

Artinya, masih ada 27 OPD yang belum memiliki SDM profesional di bidang kearsipan.

Minimnya tenaga Arsiparis di masing-masing OPD disebut menjadi salah satu faktor penyebab pengelolaan arsip belum maksimal.

Jadi PR bagi pemerintah daerah untuk menyiapkan SDM Arsiparis yang mencukupi kebutuhan.

Terkait dorongan digitalisasi kearsipan, Andrias menegaskan bahwa sistem penyimpanan arsip daerah di Kabupaten Kudus juga sudah menerapkan digitalisasi, bahkan sudah terhubung dengan sistem kearsipan nasional.

Namun dalam pelaksanaannya belum bisa menjangkau semua arsip penting daerah secara keseluruhan, sehingga perlu ditingkatkan agar bisa menjadi wadah percontohan digitalisasi arsip daerah di Kota Kretek.

"Kami sudah memiliki dua gedung arsip daerah, sementara optimalkan yang ada untuk penyimpanan arsip statis berkaitan dengan sejarah, naskah Perda, SK, dan lainnya di record center."

"Untuk kearsipan di tingkat desa, kewenangan kami hanya sebatas pembinaan dan pengawasan."

"Termasuk arsip tentang bagaimana pengelolaan dan penanggulangan bencana di desa-desa," jelasnya. (*)

Baca juga: Kampung KB Abhinaya Wonosobo Masuk Nominasi Terbaik Nasional Kategori Kabupaten

Baca juga: Ahmad Luthfi Minta Pengusaha Muda Berkontribusi dalam Pembangunan Daerah

Baca juga: LGNOTA Bantu Pendidikan 9.708 Anak Jepara

Baca juga: Ivan Gunawan Sepulang Ibadah Haji: Tutup Semua Kartu Kredit Agar Terhindar Riba