SIANDO : Inovasi pelayanan administrasi kependudukan secara online Desa Bendo

TRIBUNJATENG.COM - Klaten (10/08/2023) – Administrasi kependudukan merupakan rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penertiban dokumen kependudukan, pencatatan sipil, pengelolaan informasi adminduk serta pendayagunaan, hasilnya untuk pelayanan publik dan Pembangunan sektor lain. Administrasi kependudukan pada hakikatnya memiliki peran strategis dalam mewujudkan Visi pemerintah menuju masyarakat yang Sejahtera dan Bahagia. Kementerian Dalam Negeri telah menerbitkan Permendagri Nomor 73 Tahun 2022 tentang Pencatatan Nama Pada Dokumen Kependudukan yang diundangkan pada 21 April 2022. Maksud dan tujuan diterbitkannya Permendagri tersebut adalah sebagai pedoman bagi penduduk dan pejabat yang berwenang dalam melakukan pencatatan untuk memudahkan pelayanan publik. 

Desa Bendo yang berada di Kecamatan Pedan Kabupaten Klaten, memiliki masyarakat yang Sebagian besar merupakan petani dan juga buruh pabrik, sehingga memiliki jam kerja dari pagi hingga sore hari. Dalam diskusi yang dilakukan bersama perangkat desa setempat juga dikatakan bahwa mereka tidak memiliki waktu untuk mengurus adminsitrasi secara langsung ke kantor desa dikarenakan sibuk bekerja, sehingga terkadang hanya dititipkan kepada perangkat desa saja, hal tersebut membuat perangkat desa memiliki tugas tambahan yang mana mereka tidak hanya mengurusi satu surat saja. 

Dari permasalahan tersebut Mahasiswa TIM II KKN UNDIP Program Studi Adminsitrasi Publik yaitu Intan Perwitasari yang bekerjasama dengan perangkat desa membuat inovasi baru yaitu kepengurusan administrasi secara online, dengan harapan dapat mempermudah masyarakat dalam kepengurusan adminsitrasi yang mana mereka dapat mengurus dimana saja dan dengan waktu yang lebih fleksibel tanpa mempengaruhi waktu mereka bekerja. Dari data yang didapatkan bahwa 70persen masyarakat Desa Bendo telah menggunakan aplikasi WhatsApp sehingga digunakan pula WhatsApp untuk kepengurusan administrasi online yang mana masyarakat juga akan lebih mudah menggunakannya. 

Melalui WhatsApp bot masyarakat bisa langsung mengurus surat melalui aplikasi tersebut dengan waktu dan tempat yang fleksibel, jenis layanan yang dapat dilakukan secara online yaitu Surat Keterangan Desa, Surat Pernikahan dan juga Surat kependudukan, yang mana dalam pilihan tersebut sudah terdapat masing-masing persyaratan yang dibutuhkan sehingga masyarakat pun dengan mudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan, setelah seluruh persyaratan terpenuhi mereka hanya tinggal mengirimkan persyaratan tersebut melalui WhatsApp bot tersebut selanjutnya akan diproses langsung oleh admin. Dengan begitu mereka hanya tinggal datang ke kantor desa dan melakukan tanda tangan basah setelah itu surat bisa langsung dibawa pulang. 

Setelah dilakukan persiapan, pada tanggal 22 Juli 2023 Mahasiswa TIM II KKN UNDIP melakukan pengenalan WhatsApp bot tersebut kepada kelompok PKK Desa Bendo di balai desa, dalam pengenalan tersebut dijelaskan bagaimana cara menggunakan dan juga apa saja surat yang dapat di urus secara online tersebut, kemudian dalam pengenalan WhatsApp bot juga dibantu oleh perangkat desa untuk di sebar luaskan agar menyeluruh ke seluruh masyarakat Desa Bendo 

Penulis: Intan Perwitasari, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Mahasiswa Tim II KKN Universitas Diponegoro 

Dosen Pembimbing Lapangan: Prof. Dr.rer.nat. Ir. Thomas Triadi Putranto., S.T., M.Eng., IPU., Fajrin Pramana Putra, S.P., M.Sc., Dinalestari Purbawati, S.E., M.Si., Akt.